SISTEM
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pengertian
Dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Sumber
daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang
dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.
Sedangkan
Pengertian dari Perencanaan Sumber Daya Manusia itu sendiri ialah sebagai
proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan
tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Perencanaan SDM
Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM
Faktor
internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan
dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi
perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan
permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam
organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan
penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:
Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional :
Faktor prediksi produk dan penjualan
Faktor pembiayaan (cost) SDM
Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis)
Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer
Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM
Faktor
eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali
perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional,
sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor
eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan
permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan
terdiri dari:
Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
Faktor Sosial, Politik dan Hukum
Faktor Teknologi
Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing
3. Faktor Ketenagakerjaan
Faktor ini
adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan
prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru.
Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM
(SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah
organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:
a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam
prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari
penggantinya.
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai
dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi
calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang
bersumber internal maupun eksternal. Prediksi yang meninggal dunia
Hubungan Antara Perencanaan SDM
Dengan Anggaran
Antara
manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat
erat. Pengaruh nilai terdahadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas
pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai
berikut:
a. Anggaran merupakan
pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses
lewat mana konflik-konflik politik diatasi dan diterjemahkan ke dalam
program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langaka ke tujuan-tujuan program
b. Karena gaji dan
tunjangan-tunjangan merupakan 50 hingga 70 % dari pengeluaran instansi
pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan
eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran
untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga
legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah
pembatasan anggaran atas sejumlah
kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan
tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh
karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana melalui
mana lingkup dari pada administrasi
publik berhubungan dengan konteks politik lebih luas.
d. Perencanaan sumber daya
manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani
antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis
pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan imbalan/kompensasi.
Anggaran
Dan Manejemen Keuangan
Menurut
Mulyadi (2001, p.488), Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang
diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup
jangka waktu satu tahun.
Fungsi
Anggaran itu sendiri ialah Peranan
anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam
pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai
pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan
Manfaat Anggaran, Menurut Marconi dan Siegel (1983)
dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :
1. Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti
anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam
suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.
2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi
sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas
perusahaan.
3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen
(divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun
dengan Manajemen
puncak.
4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya
dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah
manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan
dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus
diambil.
6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja
dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara
tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan.
Tipe Anggaran :
1. Ceiling Budget
Tipe
anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Ceiling Budget.
Anggaran jenis ini mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara
menentukan batas-batas pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau
secara tidak langsung dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber
yang diketahui dan jumlah yang terbatas.
2. A Line-Item Budget
Tipe ini
menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk
mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya
3. Performance and Program Budgets
Tipe ini
berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program
berdasarkan mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam
evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi
(seperti kesehatan atau keamanan public) atau berdasarkan jenis pengeluaran
(seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti
pajak kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan
para anggota legislatif bisa mendapatkan laporan-laporan yang tepat mengenai
transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam
maupun pengawasan dari luar.
Forcasting SDM
Forecasting
MSDM adalah sebuah upaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi
diwaktu yang akan datang. Forecasting juga bermakna usaha peramalan
( prediksi ) kebutuhan-kebutuhan karyawan ( paling tidak secara informal )
diwaktu yang akan datang yang didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM
kedepan. meskipun mungkin prediksi tidak dibutuhkan.
Peramalan
kebutuhan SDM merupakan elemen penting dalam perencanaan sumber daya manusia.
Peramalan SDM karyawan mencoba untuk menentukan apa yang dibutuhkan, baik
permintaan keterampilan atau keahlian khusus dan berapa banyak karyawan yang
dibutuhkan. Jadi itu perlu dalam perencanaan adalah: jumlah, jenis, kualitas.
Jadi pemahaman keseluruhan
Peramalan adalah upaya untuk memprediksi kebutuhan – kebutuhan analisis
ketajaman organisasi yang mendasari perencanaan ke depan baik jangka pendek,
jangka menengah dan jangka panjang dengan tuntutan keahlian atau keterampilan
sesuai dengan jumlah, jenis, dan kualitas.
Faktor-faktor yang mempangurhi
Forcasting SDM
Faktor Eksternal
Persediayaan karyawan berdasarkan analisa
pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan sehingga ada kerjasama
antara penyedia tenaga kerja denga perusahaan dengan menjamin kuantitas dan kualitas
karyawan.
Faktor ekonomi nasional dan industri
Faktor ini
secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi.
Faktor sosial politik dan hukum
Faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam
sebuah organisasi termasuk juga dalam melakukan perencanaan SDM, faktor ini
yang menempatkan penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa inggris yang semakin
penting dalam bekomunikasi telah mengharuskan organisasi menjadikan
sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya dalam perencanaan SDM.
Faktor teknologi
Perkembangan dan kemjuan ilmu pengetahuan yang
pesat telah diiringi pula dengan dihasilkannya teknologi baru, baik yang
berhubungan dengan cara kerja dan peralatan untuk meningkatkan produktifitas
dan kualitasnya baik untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen yang
juga terus meningkat kualitasnya.
Faktor pesaing
Faktor
pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis,
bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang
atau jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang
kompetitif.
Faktor Internal
Menghitung
jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk adanya
kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisisi lowongan – lowongan
pekerjaan yang akan datang.
Rencana strategik dan rencana operasional (taktik)
Rencana ini
tidak mungkin terwujud tanpa SDM yang relevan dan kompetitif, maksudnya suatu organisasi harus mempunyai
keahlian dalam organisasinya sehingga mamp menghasilkan
produk secara berkualitas .
Anggaran (cost) SDM dilingkungan organisasi perusahaan
yang disebut pekerjaan (karyawan) adalah orang yang digaji (diupah).
Peramalan (prediksi) produksi dan penjualan
Tidak bisa oleh dilakukan secara spekulatif, tetapi harus
didasarkan pada data sebelumnya dan survey pasar agar dapat dilakukan
perhitungan yang obyektif.
Faktor bisnis baru
Dengan
memperhatikan lingkungan dan kemampuan, menganalisis, dan memanfaatkan informasi selalu tebuka peluang bagi organisasi.
Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan
Dirancang untuk mewujudkan pekerjaan agar berlangsung
efektif dan efisien.
Faktor keterbukaan
Manajer yang terbukadengan memberikan informasi yang
lengkapuntuk melakukan analisis tenaga kerja maka akan memberikan peluang
dihasilkannya perencanaan yang akurat.
3.
Faktor Ketenagakerjaan
Adalah
untuk meningkatkan kecermatan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja atau SDM
kedepan. Pensiun, PHK, Meninggal dunia, dan karyawan yang sering
absen, sehingga tidak luput dari prediksi manajemen SDM dan harus ada
penggantinya
Promosi ( kenaikan pangkat ), pindah, dan kaeryawan yang
mendapat tugas pelatihan diluarjuga harus diperhitungkan, baik dengan cara
pergantian maupun rancangan penempatanyang lebih tepat.